Copias de seguridad de GMail

Recientemente hubo un problema en GMail, por lo que en algunas cuentas (dicen que alrededor del 0,5%, pero si nos toca a nosotros, nos da igual que sean muchas o pocas, nos fastidia igual) se perdieron los correos electrónicos y contactos; lo lograron solucionar, pero esos momentos pueden ser de tensión.

Para aliviar el agobio que podemos sentir si nos pasa algo así, podemos utilizar alguna de las aplicaciones que permiten crear copias de seguridad o backups de los correos que tenemos en GMail:

- La aplicación online Backupify crea una copia de seguridad de la cuenta de GMail, además de otros servicios (calendario y contactos, Facebook, Flickr, Blogger...). Hay versiones de pago, pero también hay una versión personal que es gratuita.

- El programa GMail Backup también es gratuito (y además está disponible para Windows,  Linux y MAC), y permite hacer una copia de seguridad de los correos en formato EML (que es un formato de Microsoft que almacena el texto de los correos y sus archivos adjuntos). En este caso, es necesario tener habilitado el acceso IMAP en la configuración de la cuenta de GMail. Tened en cuenta también que está todavía en fase de desarrollo, aún no hay una versión final, por lo que puede haber algún fallo o alguna característica que no funcione del todo bien. Esta herramienta parece que lleva tiempo parada, sin actualizarse, por lo que también es posible que no funcione bien con las versiones modernas de GMail.

- El programa GMail Keeper es de pago, aunque la versión de prueba gratuita permite bajarse 300 correos, creando únidamente un perfil de copias de seguridad.

- Otro programa es IMAPSize, que permite hacer copias de seguridad incrementales del correo (una copia incremental es una copia que solo almacena los últimos cambios que han ocurrido desde la anterior copia; por lo tanto, la primera copia de seguridad puede tardar bastante tiempo, pero las siguientes tardarán mucho menos, ya que la información a almacenar es menor). También almacena los correos en formato EML y tiene otras características interesantes (buscador de correos, hacer copia de seguridad de únicamente algunas etiquetas, etc.).

Aparte de esto, otra forma de tener una copia del correo de GMail es un con un programa que actúe como cliente de correo: desde este programa instalado en nuestro ordenador, leeremos el correo de la cuenta mediante el protocolo POP3 o IMAP, descargándolos al ordenador. De esta forma, tendríamos el correo en nuestro ordenador, y podríamos acceder a los mensajes desde este programa. Por ejemplo, podríamos utilizar Outlook, Thunderbird, etc.

Ya veis, los servicios en la nube están bien, pero tampoco es muy conveniente confiar al 100% en ellos, porque puede haber ocasiones en las que no sean accesible o tengan fallos. De todas formas, tened en cuenta que los discos duros personales o los CDs y DVDs también fallan, por lo que personalmente veo los servicios en la nube como un opción bastante segura.

Buscar en Gmail

Si usáis Gmail como gestor de correo electrónico, este sistema tiene muchas opciones que pueden ser muy útiles a la hora de organizar los correos, filtrarlos, buscarlos, etc. Os paso algunos truquillos o sugerencias de búsqueda, que os pueden servir para buscar de una manera más eficiente y cómoda entre los mensajes.

Al usar el campo de búsqueda para buscar los mensajes podéis escribir directamente el texto a buscar. Pero, si queréis afinar más o utilizar algún criterio adicional para filtrar la búsqueda, podéis utilizar los operadores de búsqueda avanzada, que son palabras clave que se ponen y tras ellas se escribe dos puntos y algún texto o dato de búsqueda. Por ejemplo, podéis usar from: para buscar el remitente, to: para buscar el destinatario, cc: para indicar destinatarios incluidos en este campo, after: y before: para indicar unas fechas y limitar el rango de tiempo donde se busca, subject: para buscar en el asunto de los mensajes, etc.

La potencia de todo esto se aprecia mejor cuando se combina todo. Por ejemplo, podemos buscar todos los correos que tengan el texto prueba y que sean de un determinado remitente:

prueba from:Pepe

O para encontrar los correos que tengan un determinado texto exacto, de un determinado remitente y con fecha de más del 22 de noviembre:

"texto a buscar" from:Juan after:2010/11/22

En esta página de ayuda de Google tenéis todos los operadores de búsqueda avanzada, su significado y un ejemplo de su uso.

Otra característica útil es la de restaurar contactos, que permite restaurar la lista de contactos a un momento anterior. Es parecido a la opción de restaurar un punto de restauración anterior que tiene Windows, pero aplicado a los contactos, de forma que podemos volver a como teníamos la lista de contactos hace 1 hora, 1 semana o a una fecha en concreto. Bastante útil si borramos o modificamos algún contacto por error, para volver atrás y recuperar como lo teníamos antes.

Busca los correos de gran tamaño en Gmail

Las cuentas de correo electrónico de Gmail proporcionan bastante espacio; con un uso normal podemos estar mucho tiempo sin la necesidad de hacer una limpieza para ganar espacio. De todas formas, puede ser que en ocasiones nos quedemos cortos (si nos envían o enviamos grandes ficheros adjuntos a los mensajes, o si hace mucho tiempo que tenemos la cuenta y le damos bastante uso).

Una herramienta que nos puede ayudar a la hora de realizar una limpieza de correos electrónicos es Find Big Mail, que permite localizar rápidamente los correos grandes, además de organizarlos (ya que crea unas etiquetas para clasificar los correos mayores de 2 Mb, mayores de 500 Kb y mayores de 100 Kb).

Le tenemos que dar permiso a esta aplicación para acceder a nuestra cuenta de correo y chequear los correos, proceso que puede tardar bastante si tenemos muchos correos.

Lo único que nos puede frenar un poco es lo de dar permiso a esta aplicación para acceder a nuestra cuenta de correo, pero parece que es bastante seguro, porque no le damos ninguna contraseña: simplemente le autorizamos a acceder a la cuenta de correo, y esta autorización se le quita después de realizar el escaneo (desde vuestra cuenta de Google podéis ver los sitios web de terceros a los que hemos autorizado para acceder a la cuenta y quitarlos, si queremos).

No está mal este servicio gratuito, que nos puede sacar de un apuro o ayudar a gestionar nuestra cuenta de correo de Gmail.

Recuperar una cuenta de Google

En ocasiones podemos querer recuperar una cuenta de Google "perdida", por ejemplo, si hemos perdido la contraseña, o si alguien nos la ha "robado" de alguna manera (por ejemplo, si hemos entrado desde un ordenador público y no hemos salido de la sesión correctamente). Vamos a ver qué recomienda Google y qué opciones ofrece para intentar recuperar nuestra cuenta.

Desde el enlace ¿No puedes acceder a tu cuenta?, que aparece en la pantalla de identificación de la cuenta de Google (por ejemplo, al intentar acceder al correo de Gmail), se accede a una página desde la que podemos indicar lo que nos ocurre (hemos olvidado la contraseña, no funciona la contraseña, nos han robado la cuenta...). Desde aquí se nos redirige a la página adecuada en cada caso.

Por ejemplo, podemos resetear la contraseña de la cuenta. De esta forma, se nos mandará un mensaje de correo electrónico a la dirección de email secundaria o alternativa que tenemos en nuestra cuenta, para resetear la contraseña. Evidentemente, esto no sirve si no tenemos dirección de email secundaria o si quien nos ha robado la cuenta ha cambiado este dato.

También podemos acceder a un formulario de recuperación de cuentas, donde damos varios datos y se intentará resolver el problema. Para esto tenemos que indicar los servicios de Google que utilizamos y la fecha en que empezamos a utilizarlos.

Parece que Google tiene un servicio que permite recuperar la contraseña recibiendo un código de recuperación en el móvil; para esto, tenemos que haber introducido previamente nuestro número de móvil en los datos de nuestra cuenta, al darla de alta o editarla. De esta forma, se puede restablecer la contraseña.

El robo de cuentas puede ser un quebradero de cabeza, porque pueden acceder a nuestro correo, a nuestro blog, a las fotos que tengamos en Picasa, Google Calendar, etc.; en definitiva, todos los servicios de Google a los que accedemos con dicha cuenta. Por eso tenemos que ser cuidadosos al entrar en la cuenta desde un ordenador público (entrar en modo seguro y no activar nunca la opción de no cerrar sesión o de recordar la contraseña, salir de la sesión correctamente al acabar), cambiar la contraseña de vez en cuando (poner una con al menos 8 caracteres, intercalando números y letras), poner una dirección de correo alternativa, etc.

Finalmente, aquí tenemos una página de ayuda de Google en la que aparecen consejos que podemos seguir para mejorar la seguridad de nuestras cuentas de Google. En esta otra entrada del blog Alt-Tab también hay información sobre cómo proteger adecuadamente las cuentas de Google.

Trucos para GMail

Seguro que muchos de vosotros tenéis una cuenta de GMail. Este servicio de correo electrónico es uno de los más populares y utilizados en Internet, además de tener un gran variedad de características útiles.

El uso básico de este servicio de correo es muy sencillo, pero, si queréis echar un vistazo rápido a algunas de las características más avanzadas de GMail, podéis ver o descargar este PDF, proporcionado desde la ayuda oficial del programa.


En este PDF podéis encontrar desde las opciones más básicas (como asignar estrellas o etiquetas a los mensajes) hasta algunas más avanzadas o complejas (como los atajos de teclado, acceder offline a GMail o enviar y archivar en un solo paso).

Este PDF tiene únicamente un par de páginas, y es simplemente una referencia o pequeña explicación de estos trucos. Desde la página de la ayuda de los trucos también podéis acceder a la misma información que en el PDF, pero desde aquí hay enlaces y vídeos que amplían cada uno de los trucos. Esta página de ayuda (al igual que el PDF) está clasificada en cuatro niveles de dificultad, representados por cuatro ninjas (cinturón blanco, verde, negro y maestro ninja), y en cada uno de ellos están los trucos de dicho nivel.

Toda esta información está en inglés, pero con un poco de idea se puede entender fácilmente.

Esto nos puede ayudar a sacar el máximo partido posible a esta potente herramienta de correo electrónico.

Para completar la entrada, aquí tenéis algunas direcciones donde podéis encontrar varios trucos más para este sistema de correo:

• Trucos para GMail de PC Actual.
• 10 trucos para GMail.
• Trucos para GMail.
• Trucos para GMail de Chica Geek.
• 2 opciones de GMail útiles.